Электронная подпись: что это такое, виды и применение

В современном мире бизнес и государственные услуги всё больше переходят в цифровой формат, поэтому электронная подпись стала незаменимым инструментом для экономии времени и удобства (например, чтобы не ехать лично для подписания договора или подачи заявления). При правильном использовании ЭП обеспечивает юридическую силу электронного документа наравне с бумажным, ускоряя процессы и снижая бюрократические издержки.

Важно отметить разницу понятий: термин «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» часто используется как синоним, однако в законодательстве РФ сейчас закреплён термин «электронная подпись» без слова «цифровая». Под ЭП понимается любая электронная подпись (простая или усиленная), а под криптографической подписью обычно имеются в виду усиленные виды ЭП, которые создаются с помощью криптографических алгоритмов. Иными словами, не каждая электронная подпись задействует сложную криптографию: например, ввод пароля или SMS-кода тоже считается электронной подписью (простая ЭП) без шифрования. А вот усиленные подписи (неквалифицированная и квалифицированная) как раз формируются криптографически – с использованием специальных программ и ключей шифрования. Давайте подробно разберёмся, что такое электронная подпись, как она работает, какие бывают виды ЭП в России и где они применяются.

Зачем нужна электронная подпись?

Электронная подпись нужна для подтверждения авторства и подлинности электронных документов. В тех случаях, когда требуется юридически значимое подтверждение согласия или заверение документа, ЭП заменяет собой ручную подпись и печать. Основные преимущества использования электронной подписи следующие:

• Экономия времени и удобство. Документы можно подписывать удалённо, из любой точки мира, за считанные минуты. Например, предприниматель может подписать онлайн контракт с партнёром из другого города или подать налоговую декларацию через интернет, не посещая офис ведомства.
  
• Юридическая сила. Правильно оформленная усиленная квалифицированная подпись (КЭП) делает электронный документ равнозначным бумажному с подписью и печатью. Это значит, что договор, подписанный КЭП, имеет такую же законную силу, как если бы стороны поставили «живые» подписи на бумаге.
  
• Безопасность. Криптографическая (усиленная) электронная подпись гарантирует защиту от подделки и изменений: невозможно тайно подделать вашу подпись или изменить документ после подписания – любые изменения делают подпись недействительной.
  
• Автоматизация и масштабируемость. В бизнес-процессах ЭП позволяет наладить электронный документооборот (ЭДО) – обмен счетами, актами, договорами в цифровом виде. Это ускоряет согласование и архивирование документов, снижает расходы на бумагу и доставку, облегчает хранение.
  
• Доступ к государственным услугам. При взаимодействии с государством электронная подпись зачастую необходима: с её помощью можно дистанционно зарегистрировать бизнес, подать заявления на портале Госуслуг, участвовать в электронных торгах, подписывать отчетность для ФНС и внебюджетных фондов и т.д. Многие госуслуги доступны только при наличии КЭП, поскольку требуется высокая уверенность в личности заявителя.
  

Таким образом, электронная подпись нужна везде, где требуется подтвердить свою личность или полномочия и дать согласие в электронном виде – быстро, надежно и с соблюдением закона.

Как работает электронная подпись (вкратце о криптографии)

Принцип работы усиленной электронной подписи основан на методах криптографии с открытым ключом. У каждого владельца ЭП генерируется пара криптографических ключей: закрытый (секретный) и открытый. Закрытый ключ хранится у владельца (например, на защищённом USB-токене, смарт-карте или в приложении) и используется для создания подписи. Открытый ключ входит в специальный цифровой сертификат, выданный удостоверяющим центром, и доступен всем желающим для проверки подписи.

Когда вы подписываете электронный документ, специальная программа (криптопровайдер) берёт содержимое документа и с помощью вашего закрытого ключа вычисляет криптографическую подпись – по сути, уникальный зашифрованный код (хеш), связанный с данным документом. Подпись прикрепляется к документу. Проверить такую подпись можно, расшифровав её вашим открытым ключом из сертификата: если расшифровка успешна и хеш совпадает с исходным, значит, документ не изменён и был подписан именно вашим ключом. Любое изменение в тексте документа сделает подпись недействительной (верификация не пройдёт).

Для генерации и проверки ЭП используются математические алгоритмы шифрования. Международно распространён, например, алгоритм RSA, а в России для квалифицированных подписей по закону применяются национальные алгоритмы ГОСТ. Удостоверяющие центры при выпуске сертификатов КЭП используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ России, что означает соответствие ГОСТ-стандартам. Это гарантирует высокий уровень защиты: подобрать или подделать цифровую подпись вычислительно практически невозможно без доступа к вашему закрытому ключу.

Таким образом, криптографическая электронная подпись работает как цифровая печать: она однозначно привязывает авторство к документу и обеспечивает целостность данных. Закрытый ключ должны знать только вы – его нужно хранить в тайне, используя защищённые носители и пароли. Открытый ключ в сертификате, напротив, свободно предоставляется всем контрагентам и государственным системам для проверки ваших подписей. Сам сертификат ЭП содержит информацию о владельце (ФИО, ИНН и др.) и о выдавшем его Удостоверяющем центре, а также срок действия (обычно 1 год). Когда контрагент получает от вас подписанный файл, он проверяет подпись вашим открытым ключом из сертификата и убеждается, что документ от вас и не изменён. Это придаёт электронной доверенности ту самую юридическую значимость, сопоставимую с личной подписью на бумаге.

Виды электронной подписи в РФ

Согласно законодательству РФ (Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), существуют три основных вида электронных подписей, различающихся по степени защиты и юридической силе:

• Простая электронная подпись (ПЭП) – самый простой вид, не использующий криптографических методов.
  
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – создаётся с применением средств шифрования, но сертификат выдан без аккредитации в Минцифры.
  
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП, или УКЭП) – максимально защищённая подпись, сертификат которой выдан аккредитованным удостоверяющим центром по требованиям закона.
  

Рассмотрим подробно каждый вид.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая ЭП – это электронная подпись без криптографии, подтверждающая факт, что действие совершили именно вы, но без гарантии целостности данных после подписи. По сути, ПЭП – это комбинация определённых данных, известных подписанту. Примеры простой ЭП в жизни:

• Ввод логина и пароля при входе в аккаунт (например, интернет-банкинг).
  
• Одноразовый код из SMS или пуш-уведомления для подтверждения операции (например, подтверждение платежа).
  
• Установка галочки "Согласен с условиями" под договором оферты на сайте.
  
• Отправка письма с вашего e-mail (фактом отправки вы подтверждаете своё авторство, если заранее согласовано признание таких действий подписью).
  

Во всех этих случаях система считает документ или действие подписанным именно вами, поскольку у вас есть секретные сведения (пароль, телефон). ПЭП очень проста в использовании – как правило, не требует никаких специальных программ или устройств, только доступ к телефону или почте. Однако и уровень защиты у неё минимальный: простая подпись не обнаружит изменения документа после подписания и сравнительно легко может быть скомпрометирована (например, злоумышленник мог узнать ваш пароль или SIM-карту).

Применение ПЭП: Простую электронную подпись используют в тех случаях, когда высоких рисков нет. Например, она подходит для внутреннего документооборота внутри организации (если все участники согласны), для авторизации на сайтах и порталах, при оказании некоторых базовых госуслуг онлайн, для подписания согласий на рассылку и других бытовых действий. Юридическая сила ПЭП ограничена: она действительна только если между сторонами заключено соглашение о признании простой подписи. Так, банк в оферте может прописать, что вход по паролю или код из SMS приравниваются к вашей подписи – и этого достаточно для операций в интернет-банке. Но для серьёзных документов (например, отчётности в налоговую, договоров с контрагентами) простой ЭП не подходит – здесь требуется усиленная подпись.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Усиленная неквалифицированная ЭП – это уже криптографическая электронная подпись, которая создаётся с помощью специализированных программ и ключей шифрования. УНЭП обеспечивает обе главные функции подписи: идентификацию подписавшего и контроль неизменности документа. После подписания УНЭП любая правка документа делает подпись недействительной – получатель узнает, что файл был изменён.

Основные характеристики УНЭП:

• Для создания УНЭП необходимы криптографические средства: вам выдаётся уникальный ключ (файл или токен) и программное обеспечение для подписания. Процесс более сложный, чем при ПЭП, но и защита выше.
  
• Юридическая сила УНЭП: такой подписью уже можно заверять многие документы наравне с собственноручной подписью (при согласии сторон). Закон признаёт усиленную подпись равноценной рукописной, если между участниками документооборота заключено соглашение о её использовании. Например, две компании могут обмениваться актами и договорами, подписанными УНЭП, указав в договоре, что признают юридическую значимость таких подписей.
  
• Однако для государственных органов (ФНС, ФСС, торги и т.п.) обычно требуется именно квалифицированная подпись. УНЭП может использоваться в межкорпоративном обмене и для внутренних документов, но для подачи деклараций в налоговую или участия в тендерах её будет недостаточно – там по закону нужна КЭП.
  
• Получить УНЭП проще, чем КЭП: выпуском неквалифицированных сертификатов могут заниматься любые удостоверяющие организации (не обязательно аккредитованные в Минцифры). Некоторые коммерческие сервисы удалённой идентификации (например, облачные сервисы типа Sign.Me) позволяют выпустить УНЭП онлайн за несколько минутsign.me – такие подписи законны в пределах оговорённых сделок.
  

Применение УНЭП: Усиленная неквалифицированная подпись хороша для большинства коммерческих задач. Ею можно подписывать договоры, акты, счета-фактуры, кадровые документы и пр. в электронном виде. Например, если вы поставщик и ваш клиент согласен работать по ЭДО, то акты выполненных работ можно обмениваться с использованием УНЭП, заключив соглашение об ЭДО. Также УНЭП подходит для внешнего документооборота между компаниями, если контрагенты заранее договорились о таком формате. В то же время, без согласований с контрагентом или законом УНЭП не может заменить печать организации (для этого нужен либо КЭП, либо отдельное соглашение). Зато получить УНЭП можно полностью онлайн – это её существенный плюс по сравнению с КЭП.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП/УКЭП)

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это наиболее защищённый и универсальный вид электронной подписи в РФ. УКЭП обладает полной юридической силой без каких-либо дополнительных соглашений: документ, подписанный квалифицированной ЭП, по закону равнозначен бумажному документу с собственноручной подписью и печатью. Такая подпись обязательна для взаимодействия с большинством государственных систем и во всех случаях, прямо предусмотренных законом (подача налоговой отчётности, участие в госзакупках и т.д.).

Ключевые черты КЭП:

• Строгая регуляция и требования. Квалифицированный сертификат ЭП может выдать только аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ), получивший одобрение Минцифры России. При получении КЭП требуется личная идентификация заявителя и предоставление официальных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН и др.). Ключ подписи записывается только на защищённый носитель (сертифицированный ФСБ токен или смарт-карта) – хранить КЭП просто файлом на компьютере запрещено законом.
  
• Высокая степень защиты. КЭП технически работает так же, как и УНЭП (средства криптографии, уникальный ключ и контроль изменений документа). Но при этом и сама криптосистема, и носитель ключа проходят сертификацию. Это обеспечивает максимальную защиту от взлома и подделки. Кроме того, каждый квалифицированный сертификат регистрируется и может быть проверен в реестре доверенных сертификатов.
  
• Универсальность применения. УКЭП признаётся всеми государственными органами и контрагентами без дополнительных соглашений. Вы можете использовать одну и ту же КЭП для сдачи отчетности в ФНС, ПФР, подписания электронных договоров, участия в торгах по 44-ФЗ/223-ФЗ, работы на портале Госуслуг, регистрации юридических лиц и ИП и т.д. Везде, где требуется электронная подпись, КЭП подходит по умолчанию.
  
• Срок действия и обновление. Квалифицированный сертификат обычно выдаётся сроком на 1 год. По окончании этого срока его нужно продлить (получить новый сертификат), иначе подпись станет недействительна. Важно отслеживать сроки и обновлять КЭП вовремя.
  

Применение КЭП: Усиленная квалифицированная подпись фактически открывает все двери. Она заменяет собственноручную подпись во всех электронных документах, если только законом не установлен особый порядок. Например, кадровые документы с сотрудниками можно перевести на КЭДО (кадровый электронный документооборот) и подписывать КЭП без бумажных копий – и это будет полностью соответствовать Трудовому кодексу РФ. Государственные информационные системы – портал Госуслуги, сайты налоговой службы, Росреестра, площадки госзакупок – принимают только квалифицированную подпись граждан и организаций. Поэтому для предпринимателя или компании наличие хотя бы одной КЭП практически обязательно, чтобы выполнять юридически значимые действия онлайн (отправлять отчётность, участвовать в торгах, подписывать договоры с крупными контрагентами).

Отметим, что с 2022 года в связи с изменениями законодательства выпуск квалифицированных сертификатов для юридических лиц был во многом централизован. Теперь КЭП организации оформляется на конкретного человека – руководителя или представителя по доверенности. Кроме того, появилась возможность получить квалифицированную подпись не только в коммерческих УЦ, но и бесплатно через государственные сервисы (об этом ниже). В любом случае, квалифицированная ЭП остаётся золотым стандартом электронной подписи в России, обеспечивая максимальную юридическую значимость.

Новая разновидность – «Госключ»

Отдельно стоит упомянуть о нововведении последних лет: мобильная электронная подпись “Госключ”. «Госключ» – это проект Минцифры России, который предоставляет гражданам бесплатную квалифицированную электронную подпись через специальное мобильное приложение. Фактически Госключ представляет собой ту же КЭП, но ключ хранится не на отдельном токене, а в защищённой среде вашего смартфона. Юридическая сила подписи через Госключ эквивалентна обычной КЭП.

Преимущества Госключа в том, что не нужен USB-токен – подписывать документы можно прямо в телефоне в несколько кликов. Приложение связывается с порталом Госуслуг и позволяет выпустить сертификат КЭП бесплатно (необходимо лишь подтвердить личность через биометрию, NFC-паспорт или МФЦ). Такая подпись особенно удобна для индивидуальных предпринимателей и граждан, которые часто работают через смартфон. Госключ применяется для тех же целей, что и обычная КЭП: авторизация и подписание на Госуслугах, подача заявлений в налоговую, работа с государственными порталами (например, ФАС “Светофор”).

Таким образом, Госключ – это современный способ получения КЭП, повышающий доступность электронной подписи. Подробную инструкцию по его настройке мы приведём в гайде далее.

Нормативная база электронной подписи

Основным нормативным актом, регулирующим электронную подпись в России, является Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Этот закон даёт определения всем видам ЭП, устанавливает их юридическую силу и требования к средствам электронной подписи. В частности, в законе прописано, что:

• Простая ЭП – это код, пароль или иной аналог собственноручной подписи, подтверждающий факт подписания конкретным лицом (ст. 2 закона).
  
• Усиленная неквалифицированная ЭП должна обеспечивать возможность выявления факта изменения данных после подписания и быть созданной с использованием средств криптозащиты (ст. 2). Юридическая сила её признаётся по соглашению сторон.
  
• Усиленная квалифицированная ЭП – это усиленная подпись, для которой выдан сертификат ключа проверки подписи аккредитованным удостоверяющим центром по установленным правилам (ст. 5 закона). Документ, подписанный КЭП, признаётся равнозначным документу на бумаге с подписью (ст. 6 закона).
  
• Устанавливаются требования аккредитации удостоверяющих центров, порядок проверки ЭП, ответственность за нарушения и пр.
  

Кроме базового закона 63-ФЗ, существуют подзаконные акты, регулирующие технические детали. Например, приказ ФСБ о требованиях к криптосредствам, приказы Минцифры о порядке аккредитации УЦ, ГОСТы на алгоритмы (ГОСТ Р 34.10-2012 и др. для электронной подписи). Также с января 2022 года вступили поправки, изменившие систему выдачи КЭП: теперь только ограниченное число государственных ведомств (ФНС, Казначейство, Пенсионный фонд) и примерно дюжина коммерческих УЦ могут выдавать квалифицированные подписи, а генеральный директор организации получает КЭП ФНС бесплатно.

Важно помнить: электронная подпись юридически значима только при соблюдении требований закона. Так, КЭП действительна при наличии корректного сертификата, который не истёк и не отозван. Если ключевой носитель компрометирован (потерян, украден), нужно сразу уведомить УЦ и отозвать сертификат – иначе подписью может завладеть злоумышленник. За подделку электронной подписи или неправомерное её использование предусмотрена ответственность, как и за подлог обычных документов.

В целом, законодательство об ЭП в РФ постоянно совершенствуется, расширяя возможности использования электронной подписи. Уже сейчас с помощью ЭП можно заключать практически любые сделки и взаимодействовать с государством дистанционно. При этом государство стремится упростить жизнь гражданам – пример тому бесплатная подпись через Госуслуги (Госключ), которая стала возможна благодаря недавним изменениям.

Где применяется электронная подпись?

Сферы применения ЭП чрезвычайно широки и продолжают расти вместе с цифровизацией. Перечислим основные области, где электронная подпись уже прочно вошла в практику:

• Госуслуги и взаимодействие с государством. На портале «Госуслуги» электронная подпись используется для подписания важных заявлений и запросов: например, при подаче заявления на регистрацию ИП, получении загранпаспорта нового поколения, запросе выписок и справок и т.д. Через Госуслуги граждане могут также получить налоговый вычет, зарегистрировать автомобиль, проголосовать на электронных выборах – в этих сервисах требуется подтвердить действия КЭП, чтобы гарантировать личное участие заявителя. Кроме того, на Госуслугах реализована бесплатная электронная подпись Госключ, о которой мы говорили.
  
• Электронная отчетность и связь с контролирующими органами. Практически весь документооборот с ФНС, ПФР, ФСС, Росстатом перешёл на электронные рельсы. Бухгалтер отправляет налоговые декларации, сведения о работниках (СЗВ-ТД, персонифицированный учёт) и прочие отчёты в электронном виде, подписывая их квалифицированной ЭП руководителя или уполномоченного лица. Без КЭП сегодня невозможно сдать бухгалтерскую отчётность онлайн. Аналогично, переписка с государственными органами (запросы, ответы на требования) ведётся с применением ЭП через личные кабинеты на их сайтах.
  
• Закупки и торги. Участие в государственных закупках (по законам 44-ФЗ и 223-ФЗ) требует наличия КЭП у участников торговldm.ru. Подписание заявок, контрактов, банковских гарантий на электронных торговых площадках происходит электронно. Также коммерческие торги на площадках B2B обычно используют электронную подпись для аккредитации и подписания договоров.
  
• Коммерческий документооборот (B2B). Электронная подпись широко применяется в отношениях между компаниями: электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться счетами, актами, договорами, товарными накладными через операторов ЭДО (таких как Диадок, СБИС, Корус и др.). Каждая такая электронная накладная или акт подписывается КЭП уполномоченного лица с каждой стороны, что придаёт документу юридическую значимость. Многие крупные компании уже не принимают документы на бумаге, предпочитая ЭДО с контрагентами.
  
• Маркетплейсы и электронная коммерция. Если вы продаёте товары на маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет и др.), вам также может понадобиться электронная подпись. Например, при подключении к маркетплейсу юридическое лицо/ИП заключает электронный договор оферты, который часто нужно подписать квалифицированной подписью. Кроме того, в некоторых случаях через маркетплейс можно обмениваться закрывающими документами, тоже подписанными ЭП. Для торговли алкоголем через интернет применяются ЭП для взаимодействия с ЕГАИС. В сфере B2C электронная подпись начинает использоваться для подписания онлайн-кредитов, договоров страхования и других соглашений с клиентами через веб-сервисы.
  
• Корпоративные информационные системы. Внутри компаний электронная подпись применяется для внутренних документов. К примеру, в системе 1С или СЭД (система электронного документооборота) сотрудники могут подписывать приказы, служебные записки, согласовывать счета и т.п. при помощи корпоративной УНЭП или КЭП. Также кадровые документы (заявления, приёмы, переводы, увольнения) в рамках эксперимента по кадровому ЭДО подписываются квалифицированными подписями работника и работодателя. Это избавляет от необходимости собирать подписи на бумаге.
  
• Повседневные личные операции. Даже физические лица всё чаще применяют ЭП в быту: заверить у нотариуса дистанционно документ (в некоторых случаях нотариусы принимают ЭП), подписать соглашение об уплате алиментов через Госуслуги, дать согласие на обработку персональных данных – всё это делается онлайн при помощи электронной подписи.
  

Как видно, электронная подпись проникла практически во все сферы деятельности – от государственных услуг до частного бизнеса. Её применение растёт, поскольку это удобно, надёжно и законно. Главное – выбрать нужный вид ЭП для своей задачи и соблюдать правила безопасности.

Как подключить электронную подпись бесплатно?

Многих интересует, как получить электронную подпись бесплатно. Такой вариант действительно есть: начиная с 2022 года граждане РФ могут бесплатно оформить себе квалифицированный сертификат через портал Госуслуг с помощью сервиса «Госключ». Для этого нужна подтверждённая учётная запись на Госуслугах и смартфон. После установки официального мобильного приложения "Госключ" вы проходите удалённую идентификацию (например, через Единую биометрическую систему или скан чипа загранпаспорта)nalog.gov.runalog.gov.ru. Затем в приложении автоматически выпускается сертификат вашей усиленной квалифицированной подписи – и всё это безвозмездно, стоимость 0 рублейnalog.gov.ru.

Бесплатная подпись от Госуслуг по своим возможностям почти не уступает платной: вы сможете подписывать документы для госорганов, пользоваться всеми сервисами портала, подписывать контракты и т.д.. Ограничения минимальны (например, нужен сам смартфон под рукой для подписи). Если же вам неудобен мобильный вариант или требуются дополнительные носители, вы можете получить платную КЭП в одном из коммерческих удостоверяющих центров. Такое получение займёт больше времени и потребует оплаты (обычно от 1500 руб. в год в зависимости от УЦ), зато вы получите сертификат на отдельном носителе и, возможно, дополнительную поддержку.

В следующем разделе мы приведём пошаговую инструкцию, как именно получить бесплатную подпись через Госуслуги и платную через УЦ, а также как установить нужные программы и начать пользоваться ЭП.

Электронная подпись – ваш универсальный цифровой ключ. Подходите к её выбору ответственно, используйте только проверенные и аккредитованные центры, храните ваши ключи доступа в безопасности и не забывайте вовремя обновлять сертификаты. Тогда все преимущества цифровой подписи будут работать на вас, экономя ваше время и защищая ваши электронные сделки.