Важно: Proforma Invoice — документ до оплаты. Для отгрузки и таможенного комплекта ключевым будет Commercial Invoice. Проформа обычно не является основным подтверждающим документом для таможни, но расхождения между проформой и финальными документами нередко запускают цепочку вопросов: банк → документы сделки → логика стоимости и сведений по партии.
Коротко:
- Когда нужен: перед первым платежом и при оплате частями
- Кто делает: поставщик (Seller), покупатель проверяет до оплаты
- Что проверяем: реквизиты получателя, связку с контрактом/спецификацией, номенклатуру, сумму/валюту, Incoterms 2020 + пункт
Роль документа
Роль: предварительный расчётный документ и основание для подготовки оплаты/валютного контроля.
Проформа нужна, чтобы:
- согласовать сумму платежа и условия оплаты (предоплата/частями);
- зафиксировать перечень товаров и цены до перевода денег;
- передать банковские реквизиты поставщика в корректном виде;
- “сшить” связку: контракт → спецификация/PO → проформа → платежи → коммерческий инвойс.
Когда нужна
Проформа оформляется:
- перед первым платежом (особенно при предоплате);
- при оплате частями (может быть несколько проформ/версий);
- когда банк запрашивает документ, подтверждающий основание суммы и получателя.
Где используется
Банк (валютный контроль/комплаенс)
В проформе банк видит ключевую связку: кто получатель, за что платим, сколько и в какой валюте, а также насколько данные совпадают с контрактом/спецификацией.
Работа с поставщиком
Проформа фиксирует договорённости до оплаты и снижает риск “в переписке было одно, а в счёте другое”.
| Поле в проформе | Зачем нужно | Типовая ошибка | Как правильно |
|---|---|---|---|
| Proforma Invoice No / Date | Идентификация документа и основания платежа | Нет номера/даты или “скрин из Excel” | Номер/дата + единый формат, читаемый документ |
| Seller (полное наименование/адрес) | Кто выставил счёт | Сокращения/несовпадение с контрактом | Вписать как в контракте (legal name) |
| Buyer (полное наименование/адрес) | Кто платит и кому выставлен счёт | Другое юрлицо/ошибка в названии | Вписать как в контракте |
| Ссылка на контракт (Contract No/Date) | Документальная привязка сделки | Отсутствует привязка | Указать №/дату контракта (или ссылку на PO/спецификацию) |
| Номенклатура (описание товара) | Понимание предмета платежа | “general goods / accessories” | Наименования как в спецификации + модель/SKU (если есть) |
| Количество + единицы измерения | Контроль объёма сделки | Шт/комплект/пара “плавают” | Единицы единообразно как в спецификации |
| Цена за единицу + сумма по строке | Проверка расчёта | Цена “за партию”, нет unit price | Unit price + line amount по каждой позиции |
| Total + Currency | Сумма к оплате | Валюта не указана/ошибка в итогах | Total в {CURRENCY}, арифметика сходится |
| Incoterms 2020 + named place | Контекст поставки и ответственности | “FOB” без порта/города | Термин + точный пункт (порт/город/склад) |
| Payment terms | Понимание графика оплаты | Неясно: предоплата? частями? | 30/70, 100% prepayment и т.п. + ссылка на контракт |
| Банковские реквизиты (Beneficiary, SWIFT, account) | Кому уходят деньги | Реквизиты “меняются” в переписке | Реквизиты в проформе = реквизиты получателя платежа |
| Доп. строки (service fee и т.п.) | Прозрачность состава суммы | Непонятные услуги без расшифровки | Только с пояснением (за что), или убрать из проформы |
Что чаще всего триггерит запросы банка
Если в проформе есть один из пунктов ниже — готовьтесь к уточнениям (или лучше исправьте до оплаты):
- получатель платежа не совпадает со стороной контракта (или отличается по реквизитам);
- в назначении платежа/документах нет явной связки Contract No/Invoice No;
- в описании товара слишком общие формулировки (general goods, accessories);
- есть строки типа service fee / commission без расшифровки;
- суммы/валюта/этапы оплаты не совпадают с условиями контракта;
- частичные оплаты без понятного графика и основания;
- разные названия/адреса/регистрационные данные между документами.
Отдельная зона риска: оплата третьему лицу (“платите на другую компанию”). Это почти всегда повышенный комплаенс и требует документального основания и согласования до платежа.
Частые ошибки (и чем это заканчивается)
- Размытое описание товара → запросы банка, замедление проверки.
- Нет привязки к контракту/спецификации → сложнее доказать основание платежа.
- Получатель платежа отличается от стороны контракта → повышенный комплаенс-риск.
- Несовпадение суммы/валюты с условиями оплаты → пересогласования и задержки.
- Incoterms без пункта → путаница по ответственности и логике стоимости.
- Непонятные доп. строки в сумме → вопросы “за что платим”, дополнительные пояснения.
- Несколько версий без фиксации → риск оплаты “по одной версии”, отгрузки “по другой”.
Красные флаги (быстрая диагностика)
- Нет номера/даты или документ в виде “картинки без реквизитов”.
- Buyer/Seller указаны неполно или отличаются от контракта.
- Номенклатура не совпадает со спецификацией/PO.
- Поставщик просит оплатить третьему лицу без письменного основания.
- Реквизиты “прыгают” между письмами и файлами.
- Есть “service fee” без расшифровки.
