Коротко:
- Когда нужен: до проформы и оплаты, особенно при регулярных закупках
- Кто делает: покупатель (Buyer), поставщик подтверждает
- Что проверяем: совпадение с контрактом/спецификацией, точные SKU/модели/варианты, цена/кол-во, сроки, требования к упаковке/маркировке
Важно: PO — это “контрольная точка” до денег. Если у вас всё согласование идёт в мессенджере, PO превращает переписку в понятный документ, который можно сверить и подписать/подтвердить.
Роль документа
Роль: фиксация намерения купить и точных параметров заказа (версия договорённостей).
PO нужен, чтобы:
- закрепить состав заказа до выставления проформы;
- согласовать цену, количество, варианты, сроки;
- зафиксировать требования к упаковке/маркировке и комплектации;
- контролировать изменения (версии/ревизии) и исключить “тихие замены”.
Когда PO особенно полезен
PO критически помогает, если:
- поставки регулярные и позиции повторяются;
- много вариаций (цвет/размер/комплектация);
- есть требования к упаковке/стикерам/маркировке;
- вы работаете по схеме “предоплата/частями”;
- подключены несколько контактных лиц у поставщика (продажи/производство/склад).
| Параметр | PO (Purchase Order) | Спецификация |
|---|---|---|
| Кто инициирует | Покупатель | Обычно покупатель (как приложение к контракту) |
| Главная задача | Зафиксировать заказ и требования | Зафиксировать состав закупки как часть договора |
| Когда появляется | Самое начало согласования | После/вместе с контрактом, перед инвойсами |
| Что “держит” | Версию договорённостей | Документальную базу номенклатуры для сделки |
На практике: PO удобно использовать как “черновик согласования”, а спецификацию — как “официальную версию” для связки с инвойсами.
Где используется
Внутренний контроль и закупки
PO даёт закупщику и команде единый документ: что заказали, на каких условиях, какие сроки и требования.
Поставщик (производство/склад)
PO помогает поставщику не потерять требования и правильно собрать партию (особенно по вариациям).
Банк и документы оплаты (опционально)
Если банк задаёт вопросы по содержанию платежа, PO может служить дополнительным поясняющим документом, особенно когда контракт рамочный.
| Поле в PO | Зачем нужно | Типовая ошибка | Как правильно |
|---|---|---|---|
| PO No / Date | Идентификация заказа | Нет номера/даты | Номер/дата + версия/ревизия |
| Buyer / Seller | Стороны | Неполные названия | Legal name как в контракте |
| Ссылка на контракт | Привязка к сделке | Нет связи | Contract No/Date (если есть) |
| Описание товара + SKU/Model | Идентификация | “размыто”, без SKU | SKU/модель по каждой позиции |
| Варианты (цвет/размер) | Исключить пересорт | Смешано в одной строке | Разносить отдельными строками |
| Количество + UoM | Сверка объёма | “гуляют” единицы | Единицы как в спецификации |
| Цена + валюта | Коммерческая ясность | Цена “за партию” | Unit price + currency |
| Сроки (production/ready/shipment) | Управление планом | Сроки “примерно” | Зафиксировать окно и условия сдвигов |
| Упаковка/маркировка | Качество поставки | “потом уточним” | Чёткие требования или ссылка на приложение |
| Acceptance/inspection (опц.) | Контроль качества | Нет процедуры | Критерии приёмки/инспекции (если нужно) |
Как “сшить” PO с документами сделки
Самая рабочая цепочка выглядит так:
- PO — фиксируем заказ и требования
- Спецификация — оформляем как приложение к контракту (или версия спецификации = подтверждённый PO)
- Proforma Invoice — сумма и реквизиты под оплату (на основании PO/спецификации)
- Commercial Invoice + Packing List — фактическая отгрузка (должна соответствовать последней версии PO/спецификации)
Частые ошибки (и последствия)
- PO без SKU/вариантов → пересорт и спор “мы думали иначе”.
- Смешивание вариантов в одной строке → склад/производство путается, приезжает “солянка”.
- Нет требований к упаковке/маркировке → повреждения, стикеры не те, хаос на приёмке.
- Нет версии/ревизии → “у нас была другая редакция”.
- Цена/кол-во не совпадают с проформой → пересогласование и задержки оплаты.
Красные флаги
- PO существует только в чате, нет одного документа “что заказали”.
- В PO нет SKU/моделей и вариантов.
- Нет сроков и окна отгрузки.
- Поставщик не подтвердил PO письменно (или “ОК” без привязки к версии).
- В PO одна цена, в проформе — другая.
FAQ
PO обязателен для ВЭД?
Нет, но он сильно упрощает жизнь — особенно если поставки регулярные и много вариаций.
Можно ли заменить PO спецификацией?
Иногда да: спецификация может выполнять роль PO, если в ней есть все параметры заказа и понятная версия/согласование. Но PO удобнее как “стартовая точка” до оформления спецификации и проформы.
Как фиксировать изменения?
Самый простой способ — версия PO (v1.0 → v1.1) и краткая строка “что изменилось” + подтверждение поставщика на конкретную версию.
