Если контракт определяет общие правила сотрудничества, то спецификация служит детализированным техническим заданием. Именно на ее основе сверяются инвойсы, упаковочные листы (Packing Lists), данные для таможенного декларирования и корректность приемки на складе.
Важно: При реализации модели «белого» импорта спецификация является основным документом, исключающим разночтения в комплектации или характеристиках товара. Без нее любые несоответствия превращаются в затяжные споры с поставщиком и становятся причиной дополнительных запросов со стороны контролирующих органов.
Роль документа
Основная задача спецификации — создание единого источника достоверных данных по номенклатуре. Документ необходим, чтобы:
- Идентифицировать товар: закрепить артикулы, модели и технические параметры.
- Фиксировать коммерческие условия: утвердить финальную цену и объем партии.
- Установить стандарты: определить требования к упаковке, маркировке и допустимые отклонения по количеству (допуски).
- Синхронизировать цепочку документов: связать контракт с инвойсом, упаковочным листом и таможенной декларацией.
Когда необходимо оформление спецификации
Спецификация требуется практически в каждой сделке, но она критически важна, если:
- В заказе присутствует множество позиций или вариаций (размеры, цвета, модификации).
- К товару предъявляются строгие требования по материалам и комплектности.
- Существует риск поставки аналогов вместо заказанных позиций.
- Товар предназначен для реализации на маркетплейсах, где точность характеристик влияет на ранжирование и приемку.
Кто оформляет: Документ готовится покупателем или совместно с поставщиком. Спецификация должна быть подписана обеими сторонами и содержать ссылку на основной контракт.
Содержание профессиональной спецификации
Чтобы документ имел юридическую и практическую силу, он должен включать следующие блоки:
1 Идентификация товара
- Наименование (коммерческое и техническое).
- Артикул / SKU / Модель.
- Бренд (торговая марка).
- Изображение или ссылка на эталонный образец (для технически сложных товаров).
2 Характеристики и параметры
- Материал изготовления и состав.
- Габариты, вес нетто/брутто.
- Цветовое исполнение.
- Комплектность (перечень элементов в наборе).
3 Количественные показатели
- Количество единиц по каждой позиции.
- Единицы измерения (шт., комплекты, кг и т. д.).
- Допустимая погрешность (Tolerance) по весу или количеству.
4 Стоимость
- Цена за единицу продукции.
- Валюта платежа.
- Общая стоимость по каждой позиции и итоговая сумма спецификации.
5 Упаковка и маркировка
- Тип упаковки (короба, паллеты) и кратность вложения.
- Требования к защите груза.
- Содержание маркировки (артикул, получатель, страна происхождения, манипуляционные знаки).
6 Сроки и условия
- Срок производства или готовности к отгрузке.
- Период (окно) отгрузки.
Использование спецификации в процессах «белого» импорта
Валютный контроль банка
Спецификация обосновывает платеж, подтверждая ассортимент и прозрачность ценообразования. Она связывает транзакцию с условиями контракта.
Таможенное оформление
Документ минимизирует риски досмотров и корректировок таможенной стоимости (КТС), обеспечивая единообразие данных во всей документальной цепочке.
Логистика и складской учет
Спецификация является эталоном для сверки фактического наличия товара с товаросопроводительными документами при приемке и выявлении пересорта.
Типичные ошибки и их последствия
- Отсутствие артикулов: ведет к получению товара «похожего» на заказанный.
- Разные единицы измерения: провоцируют ошибки в инвойсах и задержки на таможне.
- Размытые характеристики: позволяют поставщику использовать более дешевые материалы.
- Отсутствие привязки к контракту: делает документ юридически ничтожным в случае арбитража.
- Расхождения в ценах: влекут за собой блокировки платежей со стороны комплаенс-служб банков.
FAQ
Можно ли работать без спецификации, используя только инвойс?
Для разовых поставок простых товаров это допустимо, однако для системного бизнеса спецификация — единственный способ юридически зафиксировать требования к качеству и упаковке до момента оплаты.
На каком языке составлять документ?
Оптимальный вариант — двуязычный формат (English/Russian). Это упрощает работу и банку, и таможенному брокеру, и складу.
Нужна спецификация, которая действительно защищает интересы бизнеса?
Эксперты insal.ru помогут подготовить корректные формы спецификаций, которые беспрепятственно проходят валютный контроль и таможенную очистку, исключая риск получения некондиционного товара.
